DE ONDERGETEKENDEN:

1. De cliënt (hierna: “Verwerkingsverantwoordelijke”); en
2. Gezondheidspraktijk Van Dam, gevestigd aan de Mevr. Dr. M.A.M. Klompéstraat 5 te Gorinchem en ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer 95617051, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door H.T. van Dam, Praktijkhouder (hierna: “Verwerker”);

Hierna gezamenlijk ook aan te duiden als: “Partijen” en afzonderlijk als “Partij”.

 

OVERWEGENDE DAT:

1. Verwerker diensten verricht ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke, zoals beschreven in de in Bijlage 1 omschreven overeenkomsten.
2. De diensten meebrengen dat Persoonsgegevens worden verwerkt.
3. Verwerker de betreffende gegevens louter in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt en niet voor eigen doeleinden.
4. Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (hierna: “AVG”) op deze verwerking van toepassing is.
5. Partijen in deze Verwerkersovereenkomst de afspraken met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de diensten wensen vast te leggen.
6. Deze Verwerkersovereenkomst, indien van toepassing, alle eerdere Verwerkersovereenkomst(en) van gelijke strekking tussen Partijen vervangt.

VERKLAREN TE ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT:

 

Artikel 1. Definities

1. Termen met een hoofdletter die in deze Verwerkersovereenkomst worden gebruikt en die hierin niet worden gedefinieerd, hebben de betekenis die is uiteengezet in de AVG (waaronder Persoonsgegevens, Betrokkene, Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker).
2. In deze Verwerkersovereenkomst wordt onder de volgende met een hoofdletter aangeduide begrippen het volgende verstaan:
   1. Inbreuk: i een onderzoek naar of beslaglegging door overheidsfunctionarissen op de Persoonsgegevens of een vermoeden dat dit gaat plaatsvinden; ii een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4 onder 12 AVG;
   2. Medewerker: een bij de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst betrokken natuurlijke persoon die werkzaam is bij of voor een van de Partijen.
   3. Overeenkomst(en): De in Bijlage 1 vermelde overeenkomst(en) betreffende de levering van producten en/of diensten.
   4. Verzoek van Betrokkene: verzoek tot uitoefening van de rechten van Betrokkene zoals omschreven in Hoofdstuk III van de AVG.
3. Waar in deze Verwerkersovereenkomst naar bepaalde normen wordt verwezen (zoals NEN 7510) wordt daarmee steeds gedoeld op de meest actuele versie daarvan. Voor zover de betreffende norm niet meer wordt onderhouden, dient in de plaats daarvan de meest actuele versie van de logische opvolger van de betreffende norm gelezen te worden.

Artikel 2. Onderwerp van deze Verwerkersovereenkomst en beschrijving Bijlagen

1. Deze Verwerkersovereenkomst betreft de verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst(en).
2. Onderdeel van deze Verwerkersovereenkomst zijn de volgende Bijlagen:
   1. Bijlage 1: Omschrijving van de verwerking
   2. Bijlage 2: Beveiliging Persoonsgegevens
3. Deze Verwerkersovereenkomst maakt onverbrekelijk deel uit van de Overeenkomst(en). Voor zover het bepaalde in de Verwerkersovereenkomst strijdig is met het bepaalde in de Overeenkomst(en), prevaleren de Algemene Voorwaarden van Verwerker.

Artikel 3. Uitvoering verwerking

1. Verwerker garandeert dat hij ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke uitsluitend Persoonsgegevens zal verwerken voor zover:
   1. dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst(en) (binnen de gespecificeerde omschrijving in Bijlage 1); of
   2. Verwerkingsverantwoordelijke daartoe nadere schriftelijke instructies heeft gegeven.
2. Verwerker zal alle redelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke in verband met de verwerking van de Persoonsgegevens opvolgen. Verwerker stelt Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk op de hoogte indien naar zijn oordeel instructies in strijd zijn met de toepasselijke wetgeving met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens.
3. Onverminderd het bepaalde in het eerste lid van dit artikel 3, is het Verwerker toegestaan om Persoonsgegevens te verwerken indien een wettelijk voorschrift (waaronder begrepen daarop gebaseerde rechterlijke of bestuurlijke bevelen) hem tot een verwerking verplicht. In dat geval stelt de Verwerker voorafgaand aan de verwerking Verwerkingsverantwoordelijke in kennis van de beoogde verwerking en het wettelijk voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, waar mogelijk, in staat stellen zich te verweren tegen deze verplichte verwerking en ook overigens de verplichte verwerking beperken tot het strikt noodzakelijke.
4. Verwerker zal de Persoonsgegevens aantoonbaar op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerken en in overeenstemming met de op hem als Verwerker rustende verplichtingen op grond van de AVG en overige wet- en regelgeving.
5. Verwerker mag Persoonsgegevens verwerken of door derden laten verwerken in landen buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”).
6. Verwerker waarborgt dat Medewerkers een geheimhoudingsovereenkomst hebben getekend dan wel garandeert dat Medewerkers geheimhouding zullen betrachten ten aanzien van de verwerking van de Persoonsgegevens.
7. De dienstverlening door Verwerker betreft de verwerking van gezondheidsgegevens en andere bijzondere Persoonsgegevens. Verwerkingsverantwoordelijke stemt ermee in dat deze door Verwerker verwerkt mogen worden.

Artikel 4. Beveiliging Persoonsgegevens en controle

1. Verwerker zal passende en doeltreffende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen ter bescherming van de Persoonsgegevens tegen verlies, onbevoegde kennisname, verminking of enige vorm van onrechtmatige verwerking, alsmede om de (tijdige) beschikbaarheid van de gegevens te garanderen. In deze beveiligingsmaatregelen zijn de mogelijk in de Overeenkomst reeds beschreven maatregelen begrepen.
2. Partijen erkennen dat beveiligingseisen voortdurend veranderen en dat een effectieve beveiliging frequente evaluatie en regelmatige verbetering van verouderde beveiligingsmaatregelen vereist. Verwerker zal daarom de maatregelen zoals geïmplementeerd op basis van dit artikel 4 periodiek evalueren en, waar nodig, de maatregelen verbeteren om te blijven voldoen aan de verplichtingen onder dit artikel 4.

Artikel 5. Monitoring, informatieplichten en incidentenmanagement

1. Wanneer zich een Inbreuk voordoet of heeft voorgedaan, is Verwerker verplicht de Verwerkingsverantwoordelijke binnen 72 uur nadat Verwerker er kennis van heeft genomen, in kennis te stellen en daarbij alle relevante informatie te verstrekken over:
   1. de aard van de Inbreuk;
   2. de (mogelijk) getroffen Persoonsgegevens;
   3. de geconstateerde en de vermoedelijke gevolgen van de Inbreuk; en
   4. de maatregelen die getroffen zijn of zullen worden om de Inbreuk op te lossen dan wel de gevolgen/schade zoveel mogelijk te beperken.
2. Verwerker is, onverminderd de overige verplichtingen uit dit artikel, verplicht om maatregelen te treffen die redelijkerwijs van hem kunnen worden verwacht om de Inbreuk zo snel mogelijk te herstellen dan wel de verdere gevolgen zoveel mogelijk te beperken.
3. Het is Verwerker toegestaan informatie te verstrekken over Inbreuken aan Betrokkenen of andere derde partijen.

Artikel 6. Medewerkingsverplichtingen

1. Een door Verwerker ontvangen Verzoek van een Betrokkene met betrekking tot verwerking van Persoonsgegevens wordt door Verwerker zo snel als mogelijk, doch binnen 72 uur, doorgestuurd naar Verwerkingsverantwoordelijke.
2. Op het eerste daartoe strekkende verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke alle relevante informatie verstrekken betreffende de aspecten van de door hem verrichte verwerking van Persoonsgegevens zodat Verwerkingsverantwoordelijke, mede aan de hand van die informatie, aan kan tonen dat zij de toepasselijke (privacy) wetgeving naleeft. Alle gemaakte kosten hiervoor mogen doorbelast worden aan Verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 7. Inschakeling subverwerkers

1. Verwerker mag zijn activiteiten die bestaan uit het verwerken van Persoonsgegevens of vereisen dat Persoonsgegevens verwerkt worden, uitbesteden aan een subverwerker uit bijlage 1 of aan een andere subverwerker nadat dit 30 dagen van te voren mede gedeeld is aan Verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 8. Aansprakelijkheid en kosten

1. Verwerker spant zich in de privacy en bescherming van Persoonsgegevens te waarborgen, maar Verwerkingsverantwoordelijke vrijwaart Verwerker van iedere vorm van aansprakelijkheid, schade en/of boetes.
2. Verwerkingsverantwoordelijke overhandigt op eigen initiatief en voor eigen rekening en risico (bijzondere) Persoonsgegevens aan Verwerker, ook als deze vereist zijn om de diensten van Verwerker uit te kunnen voeren. Het staat Verwerkingsverantwoordelijke te allen tijde vrij geen gebruik te maken van de diensten van Verwerker en zodoende geen (bijzondere) Persoonsgegevens te overhandigen aan Verwerker.
3. Een eventuele schadevergoeding bedraagt maximaal honderd euro.
4. De kosten voor de verwerking van gegevens die inherent zijn aan de normale uitvoering van de Verwerkersovereenkomst en de uitoefening van rechten van Betrokkenen, worden geacht besloten te liggen in de op grond van de Overeenkomst(en) reeds verschuldigde vergoedingen, met uitzondering van specifiek benoemede kosten in deze Verwerkersovereeenkomst.
5. Iedere aanvullende dienstverlening die Verwerker op grond van deze Verwerkersovereenkomst dient te verlenen, of die wordt verzocht door Verwerkingsverantwoordelijke, inclusief alle verzoeken tot aanvullende informatie, mogen in rekening worden gebracht bij Verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 9. Duur en beëindiging

1. Deze Verwerkersovereenkomst gaat in nadat het intakeformulier is toegestuurd per e-mail of post of ingevuld op de website of op de datum van ondertekening van het intakeformulier, de behandelovereenkomst of deze verwerkersovereenkomst. Deze Verwerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van de behandelovereenkomst. Bij het tekenen van de behandelovereenkomst wordt ook akkoord gegaan met deze Verwerkersovereenkomst. De duur van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de periode dat Verwerkingsverantwoordelijke gebruikt maakt van de diensten van Verwerker en nog niet heeft aangegeven de behandeling te willen staken of Verwerker nog niet heeft aangegeven dat de behandeling voltooid is. Als de behandeling voltooid is en Verwerkingsverantwoordelijke maakt later opnieuw gebruik van de diensten van Verwerker, dan is deze Verwerkersovereenkomst weer van kracht en wordt deze automatisch verlengd conform de bovengenoemde criteria.
2. De Verwerkersovereenkomst maakt integraal en onlosmakelijk deel uit van de Overeenkomst(en). Beëindiging van de Overeenkomst(en), op welke grond dan ook, heeft tot gevolg dat de Verwerkersovereenkomst eveneens op dezelfde grond beëindigd wordt (en vice versa), tenzij Partijen in voorkomend geval anders overeenkomen.
3. Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst gelden. Tot deze bepalingen behoren bijvoorbeeld die welke voortvloeien uit de bepalingen betreffende geheimhouding, aansprakelijkheid, geschillenbeslechting, toepasselijk recht en een wettelijke bewaarplicht door Verwerker.
4. Deze Verwerkersovereenkomst kan niet los van de behandelovereenkomst worden opgezegd.

Artikel 10. Bewaartermijnen, teruggave en vernietiging van Persoonsgegevens

1. Verwerker bewaart de Persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk, waaronder begrepen de wettelijke bewaartermijnen of een eventueel tussen Partijen gemaakte afspraak over bewaartermijnen zoals vastgelegd in Bijlage 1.
2. Bij beëindiging van de Verwerkersovereenkomst, of indien van toepassing aan het einde van de overeengekomen bewaartermijnen, of op schriftelijk verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker, tegen redelijke kosten, naar keuze van Verwerkingsverantwoordelijke, de Persoonsgegevens definitief (doen) vernietigen of teruggeven aan Verwerkingsverantwoordelijke. Eventuele teruggave van de gegevens zal in een algemeen gangbaar, gestructureerd en gedocumenteerd gegevensformaat langs elektronische weg plaatsvinden. Indien teruggave, definitieve vernietiging of verwijdering niet mogelijk is, stelt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke daarvan onmiddellijk op de hoogte. In dat geval garandeert Verwerker dat hij de Persoonsgegevens vertrouwelijk zal behandelen en niet langer zal verwerken.

Artikel 11. Slotbepalingen

1. Voor zover de (verzameling van) Persoonsgegevens wordt beschermd door enig intellectueel eigendomsrecht, verleent Verwerkingsverantwoordelijke toestemming aan Verwerker de Persoonsgegevens te gebruiken in het kader van de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst.
2. In geval van nietigheid c.q. vernietigbaarheid van een of meer bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht.
3. Op deze Verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.
4. In alle gevallen waarin deze Verwerkersovereenkomst niet voorziet beslissen Partijen in onderling overleg.
5. Partijen zullen zich inspannen conflicten in onderling overleg op te lossen. Hierbij is inbegrepen de mogelijkheid het geschil te beëindigen door een in onderling overleg vast te stellen mediation of arbitrage.
6. Geschillen over of in verband met deze Verwerkersovereenkomst worden uitsluitend voorgelegd aan de daartoe in de Overeenkomst aangewezen rechtbank of arbiter(s).

Bijlage 1: Overeenkomsten, omschrijving Persoonsgegevens, aard verwerkingen en meer

Overeenkomsten

Deze verwerkersovereenkomst betreft de diensten en/of producten zoals overeengekomen in een behandelovereenkomst of andere schriftelijke overeenkomst tussen Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke.

Categorieën persoonsgegevens
De volgende persoonsgegevens van cliënten worden door Verwerker verwerkt:

• Naam, adres, postcode en woonplaats
• Geboortedatum
• Telefoonnummer en e-mailadres

Aanvullend bij minderjarige cliënten worden de volgende gegevens verwerkt:

• Naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres van beide ouders

Indien dit in belang is van de begeleiding/ behandeling, worden de volgende bijzondere persoonsgegevens van cliënten vastgelegd:

• Informatie over de gezondheid

Indien dit in belang is van de begeleiding/ behandeling van de cliënt, worden de volgende verdere gegevens vastgelegd voor de zorgnota:

• Zorgverzekeraar en polisnummer

Doeleinden van de persoonsgegevens die worden verwerkt
De AVG en de WGBO zijn van toepassing voor Verwerker. Deze zijn van invloed op de doeleinden waarvoor persoonsgegevens worden vastgelegd. Om die reden wordt als volgt omgegaan met persoonsgegevens:

Dossierplicht: Op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) is de therapeut  verplicht een medisch dossier bij te houden.

Goede dienstverlening: Om een goede dienstverlening van de therapeut naar cliënt(en) te kunnen waarborgen, wordt een medisch dossier bijgehouden. Het dossier bevat aantekeningen

over de gezondheidstoestand van de cliënt en gegevens over de behandelingen. Ook kunnen in het

dossier gegevens opgenomen zijn die voor de behandeling noodzakelijk zijn en die na expliciete

toestemming van de cliënt zijn opgevraagd bij een andere zorgverlener.

Bewaartermijn: De hoofdregel is dat uw dossier 20 jaar moet worden bewaard. Dit is gerekend vanaf het tijdstip dat het dossier voor het laatst is gewijzigd. De termijn kan langer zijn indien dit noodzakelijk is met het oog op de behandeling (bijvoorbeeld indien iemand een chronische ziekte heeft). Voor minderjarigen geldt dat de bewaartermijn van 20 jaar ingaat vanaf het achttiende levensjaar.

Beroepsgeheim: Voor de therapeut geldt op grond van de beroepscode en het wettelijk geregeld medisch beroepsgeheim een geheimhoudingsplicht.

Minderjarigen: Volgens de patiëntenrechten uit de WGBO komen de wilsbekwame minderjarige tussen 12-16 jaar zelf en de ouder(s) het gezag toe. Ouder(s) van minderjarigen tot 16 jaar hebben medebeslissingsrecht over de behandeling. Ouders hebben recht op informatie en inzage in het dossier, wanneer dit gekoppeld is aan het medebeslissingsrecht voor de behandeling. Er bestaat een uitzondering op dit inzagerecht, namelijk wanneer de therapeut van mening is dat de uitoefening van bepaalde patiëntenrechten indruist tegen het belang van de patiënt. Wilsbekwame patiënten van 12 jaar en ouder zijn zelf bevoegd om toestemming te verlenen voor doorbreking van de geheimhouding.

Rechten van de cliënt(en) van Gezondheidspraktijk Van Dam

• Cliënten worden bij de intake ofwel eerste behandeling geïnformeerd over de dossierplicht en hun recht op inzage, wijzigen, wissen en het ontvangen van alle geregistreerde gegevens.
• Deze informatie ligt vast in een schriftelijke behandelovereenkomst.
• Indien kinderen jonger zijn dan 16 jaar, geven beide ouders schriftelijk toestemming tot de behandeling en daarmee tot het vastleggen van gegevens in een dossier.

Toegang tot en inzage in de cliëntdossiers

• De therapeut is ZZP-er en is de enige die toegang heeft tot de dossiers. Vanuit de beroepscode heeft de therapeut een beroepsgeheim.
• De therapeut bepreekt wel eens casuïstiek uit de praktijk met collega’s of in intervisiegroepen. Dat gaat altijd anoniem en onherkenbaar.

Toegang tot de persoonsgegevens door externe personen of bedrijven
Externe verwerkers waarmee Verwerker een verwerkersovereenkomst heeft afgesloten zijn of die namens Verwerker (persoons)gegevens verwerken zijn:

• fENNA voor het verwerken en versturen van facturen.
• myPOS voor het uitvoeren en verwerken van betalingen.
• mijn.host voor de e-mailhosting en omdat in de website persoonsgegevens worden opgeslagen, bijvoorbeeld bij het invullen van een contactformulier invult of het online inplannen van een afspraak.
• Strato voor online opslag.

Bijlage 2: Beveiliging Persoonsgegevens

Beveiliging van de persoonsgegevens

• Verwerker werkt met een digitaal cliëntendossier op een laptop. Deze is beveiligd door een wachtwoord.
• Een deel van de cliëntengegevens wordt bewaard op een computer zonder toegang tot het internet. Deze computer is beveiligd door een wachtwoord.
• Verwerker maakt regelmatig een back-up van cliëntbestanden. Deze is online versleuteld opgeslagen.
• Een virusscanner en Firewall zijn geïnstalleerd op de laptop waarop het digitaal cliëntendossier wordt bewaard.
• Doorlopende beveiligingsupdates voor de webserver, computers en gebruikte software.
• Voor de cloudopslag, e-mail, het betalingssysteem en het facturatiesysteem wordt gebruik gemaakt van een beveiligde verbinding (https) en waar mogelijk een tweestaps verificatie.

Datalekken
Verwerker moet direct (binnen 72 uur na het datalek) een melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra er een ernstig datalek is. In sommige gevallen moet het datalek ook gemeld worden aan de betrokkenen (de mensen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt).

Een datalek hoeft alleen gemeld te worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens als dit leidt tot ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens, of als er een aanzienlijke kans bestaat dat dit gebeurt. Dat is het geval als er bij het datalek ofwel persoonsgegevens verloren zijn gegaan, ofwel onrechtmatige verwerking van de persoonsgegevens niet is uit te sluiten (iemand heeft mogelijk toegang (gehad) tot de persoonsgegevens terwijl diegene daartoe niet bevoegd was en er geen controle was over wat diegene met de gegevens heeft gedaan of nog zal doen).

De betrokkenen worden alleen geïnformeerd als een datalek waarschijnlijk ongunstige gevolgen heeft voor hun persoonlijke levenssfeer. Dat kan het geval zijn als er gegevens van gevoelige aard zijn gelekt (bijvoorbeeld gezondheidsgegevens) die door derden kunnen worden misbruikt.